Hiusviisikko est passé d'un calendrier papier à une version numérique

Hiusviisikko est un salon de coiffure professionnel situé à Vantaa, en Finlande. L'entreprise remonte à 20 ans, l'équipe actuelle de cinq femmes travaillant ensemble depuis 10 ans. Hiusviisikko a découvert Book Salon lors d'une exposition en 2018, avant même que le premier service ne soit sorti. Le groupe a aimé ce qu'il a entendu sur le nouveau système et était intéressé par l'opportunité de participer au développement du nouveau produit également. Le groupe a commencé par passer de son calendrier papier au calendrier gratuit de réservations du Book Salon en 2019. La mise en place s'est faite à leur propre rythme.

"Dans un premier temps, un calendrier numérique a été mis en place à côté du calendrier papier préexistant. Ainsi, le changement a pu se faire étape par étape." Le groupe affirme que l'ensemble du processus a été facile et logique.

Hiusviisikko utilisait auparavant une installation très traditionnelle : un calendrier en papier, une caisse enregistreuse à l'ancienne et un terminal de paiement séparé. Les principaux défis qu'ils rencontraient en utilisant ce système étaient les suivants :

1. La rédaction d'un rapport mensuel à l'aide de l'ancienne caisse était fastidieuse et exigeait des heures de travail tous les mois.

2. La séparation de la caisse enregistreuse et du terminal de paiement entraînait souvent des erreurs de frappe, car les identifiants des vendeurs devaient être saisis dans les deux systèmes. Les corrections des reçus devaient souvent être effectuées pendant le temps libre du dimanche.

3. Le service clientèle des fournisseurs de caisses enregistreuses et de terminaux de paiement était faible dans les situations problématiques. Il fallait souvent attendre plusieurs jours pour obtenir de l'aide.

4. Les réservations ne pouvaient se faire que par téléphone, ce qui interrompait constamment le travail.

Le principal obstacle au passage au calendrier électronique des rendez-vous était la crainte que le service ne fonctionne pas comme prévu, ou que le groupe ne sache finalement pas comment l'utiliser. Voici quelques-unes de leurs préoccupations :

• Et si la mise en œuvre était laborieuse, et que personne ne saurait comment l'utiliser correctement ?

  • Book Salon est facile à mettre en place et à utiliser, et nous aidons le client à chaque étape du processus. Si vous avez déjà créé un compte de réseau social, vous réaliserez que Book Salon est facile d'utilisation.

• Que se passe-t-il si la connexion internet tombe en panne et que le système n'est pas accessible ?

  • Book Salon peut être utilisé sur tous les appareils, donc si le réseau de votre ordinateur portable se trouve bloqué, vous pouvez passer en douceur sur votre téléphone.

• Que se passe-t-il si les clients font des doubles réservations dans le calendrier ?

  • Le système de réservation intelligent de Book Salon empêche automatiquement les réservations en double dans le calendrier.

• Et si les clients n'étaient pas en mesure de réserver correctement les heures en ligne ?

  • Avec Book Salon, les services et les services supplémentaires peuvent être configurés sur un modèle par employé/entrepreneur et les heures peuvent être réservées en fonction.

Avec le recul, Hiusviisikko comprend que leurs craintes étaient largement infondées. L'assistance par chat du Book Salon aide les entrepreneurs pendant qu'ils utilisent le système, et l'équipe a été vraiment satisfaite de la rapidité avec laquelle Book Salon aide à résoudre les problèmes du système.

"Nous avons toujours reçu de l'aide et des réponses du service client très rapidement. Nos propositions de développement ont également été écoutées et beaucoup d'entre elles ont déjà été mises en œuvre", déclare le groupe avec satisfaction.

En 2020, Hiusviisikko est devenu client de Book Salon PRO. Plus particulièrement, le changement de système s'est fait par étapes, comme cela convenait à leur salon. En premier lieu, le passage d'un calendrier papier à un système de réservation électronique gratuit. Ensuite, la caisse enregistreuse et le terminal de paiement ont été entièrement mis à niveau avec le système électronique de Book Salon. Désormais, le système complet de Book Salon s'occupe automatiquement des rapports de caisse pour tous les employés, et ils n'ont plus à s'inquiéter des erreurs de frappe dans le terminal de paiement.

"Les dimanches sont maintenant libres et le temps peut être consacré aux choses importantes", se réjouissent-ils.

Les règlements par carte arrivent rapidement en 2 jours directement sur le compte de chaque entrepreneur. Les réservations téléphoniques ne prennent plus de temps aux entrepreneurs, et le salon affirme que le nombre d'appels a considérablement diminué.

"Les appels à notre salon ont diminué d'environ 70 % et le temps passé au téléphone est maintenant inférieur à 10 min par jour."

Mieux encore, les Hiusviisikko affirment que leur vie quotidienne s'est considérablement apaisée grâce à l'utilisation du système Book Salon.

"Je suis beaucoup plus calme ces jours-ci, car Book Salon automatise les tâches chronophages de la vie quotidienne d'un entrepreneur, confie un membre de l'équipe.

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